Выполните следующие 6 советов, чтобы превратить беспорядок на рабочем столе в эффективную систему подачи нужных для работы документов и файлов.
1. Освободите пространство вокруг
Отличный способ сохранить рабочее пространство чистым и не захламленным— это использовать беспроводную мышь и клавиатуру. Такое решение стоит некоторых денег. Согласитесь, это небольшая плата за отсутствие на столе проводов, которые все время мешают. И при работе с документами вы можете убрать клавиатуру и мышь в сторону или в столешницу, где они не будут вам мешать.
2. Создайте простую иерархию
Самым целесообразным способом организации хранения на компьютере станет создание папок. Создавайте категории и подкатегории, основанные на типе информации, которую можно найти вместе. Например, папка «Видео», «Документы», «Музыка», «Фото», «Загрузки», «Книги» и т.п. Каждый документ на вашем ПК обязан иметь свое место, чтобы его было проще найти.
3. Разработка последовательной номенклатуры
Важно быть рассудительным и последовательным при задании имен файлов и папок. Если хронология важна, рассмотрите возможность в использовании даты в начале имени файла для компьютерных файлов. Использование формата год_мес_день будет означать, что файлы сортируются в хронологическом порядке. Используйте теги при задании имен файлов для облегчения поиска.
4. Будьте избирательны в том, что вам необходимо держать на рабочем столе
Чем больше файлов вы держите, тем больше места для хранения они занимают и тем больше энергии требуется для поддержания порядка. Подумайте, какие бумаги можно перенести на компьютер? Чем меньше бумаг, тем более организовано рабочее место, это уже проверенный факт. Поэтому, все что возможно храните в электронном виде. Например, фото, книги, справки, выписки, справочники и прочее, где не обязательно нужна печать и подпись сканируйте и храните на жестком диске вашего компьютера или в виртуальном облаке. Удаляйте копии файлов и документов и сохраняйте только конечную версию. Один раз в квартал редактируйте содержимое вашей файловой системы и отправляйте в корзину ненужные документы.
5. Храните активные файлы, до которых легко добраться
Убедитесь, что файлы на компьютере, с которыми вы часто работаете легко доступны — достаточно пары щелчков мышью. Касаемо бумаги —можете выбрать держатели, чтобы хранить активные бумажные файлы аккуратно, в поле зрения. Порядок на столе— порядок в голове. Временное хранение часто используемых папок на рабочем столе компьютера или в верхней части иерархии может сделать к ним более быстрый доступ. Обязательно переносить активные файлы и папки для их долгосрочного хранения в архив, когда задача или проект будут завершены.
6. Убедитесь, что система подачи бумаги проста в использовании
С помощью удобного вам способа пометьте стикерами или этикетками полки, контейнеры, корзины и ящики. Держите папки в таком виде, в котором документы могут быть поданы без задержки. Для отдельных файлов— четкая печать с использованием темного маркера на белой этикетке, чтобы сделать название выделенным, особенно на цветных папках.
А как вы наводите порядок у себя? Делитесь своими советами в комментах.
